TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG XÃ NGA AN TỪNG BƯỚC ĐÁP ỨNG YÊU CẦU PHỤC VỤ NHÂN DÂN

Thực hiện chỉ đạo của Văn phòng Tỉnh ủy và UBND tỉnh Thanh Hóa về việc rà soát, kiểm tra hoạt động của Trung tâm Phục vụ Hành chính công cấp xã sau khi mô hình chính quyền địa phương 2 cấp đi vào hoạt động, UBND xã Nga An đã tiến hành tổng rà soát toàn diện hoạt động của Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã trong thời gian từ ngày 1/7/2025 đến nay. Qua rà soát cho thấy, Trung tâm cơ bản đã vận hành ổn định, từng bước đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân, góp phần nâng cao hiệu quả cải cách hành chính trên địa bàn.

Về điều kiện cơ sở vật chất, Trung tâm được đầu tư đầy đủ trang thiết bị thiết yếu như máy tính, máy in, máy photocopy, máy scan, hệ thống mạng, camera giám sát phục vụ hoạt động chuyên môn. Mặc dù không gian làm việc còn hẹp, song việc bố trí được sắp xếp khoa học, phù hợp thực tế; các bảng niêm yết thủ tục hành chính được thực hiện đầy đủ, công khai, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân tra cứu thông tin. Đội ngũ cán bộ, công chức được bố trí đúng vị trí việc làm, thường xuyên được tập huấn nghiệp vụ, thực hiện nghiêm chế độ trực theo quy chế, đảm bảo phục vụ người dân liên tục trong giờ hành chính.

Công tác tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện nghiêm túc trên phần mềm theo quy định. Tất cả hồ sơ đều được tiếp nhận, theo dõi trên hệ thống, thời gian giải quyết được rút ngắn, tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn đạt 98,9%. Các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền được niêm yết công khai, minh bạch, góp phần nâng cao mức độ hài lòng của tổ chức, công dân khi đến giao dịch.

Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động của Trung tâm vẫn còn một số tồn tại, hạn chế nhất định. Tỷ lệ hồ sơ nộp trực tuyến của người dân còn thấp do nhiều người chưa quen thao tác trên môi trường số, đặc biệt là người dân ở khu vực ven xã. Một số thủ tục hành chính còn gặp khó khăn trong kết nối liên thông dữ liệu, nhất là giữa phần mềm của Bộ Công an và phần mềm tư pháp – hộ tịch. Diện tích phòng làm việc hiện nay chưa đạt tiêu chuẩn theo quy định do đang được cải tạo từ trụ sở cũ của Công an xã, dẫn đến khó khăn trong bố trí không gian khi số lượng người dân đến giao dịch cùng lúc tăng cao. Một số trang thiết bị như máy in màu, máy bấm số thứ tự, màn hình hiển thị còn thiếu. Công tác phối hợp giữa bộ phận chuyên môn và Bộ phận Một cửa đôi lúc chưa thật sự kịp thời, hệ thống phần mềm dùng chung của tỉnh đôi khi bị lỗi, ảnh hưởng đến tốc độ xử lý hồ sơ. Ngoài ra, năng lực và kinh nghiệm của một bộ phận cán bộ còn hạn chế trong bối cảnh khối lượng công việc tăng nhanh khi chuyển sang mô hình chính quyền hai cấp

Trước thực trạng đó, UBND xã Nga An đã và đang triển khai nhiều giải pháp nhằm khắc phục những khó khăn, vướng mắc. Công tác tuyên truyền, hướng dẫn người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến tiếp tục được tăng cường thông qua nhiều kênh như tờ rơi, pano, mạng xã hội, Zalo và hệ thống loa truyền thanh của xã. Trung tâm bố trí cán bộ hỗ trợ trực tiếp cho người dân trong quá trình thao tác nộp hồ sơ trực tuyến, từng bước hình thành thói quen giao dịch trên môi trường số.

Đối với những bất cập về phần mềm, UBND xã đã báo cáo cấp trên để rà soát từng thủ tục hành chính bị ách tắc, thống nhất quy trình phối hợp và thời gian xử lý, đồng thời đề xuất chuẩn hóa, tích hợp các phần mềm thành một hệ thống dùng chung, hạn chế chồng chéo. Về cơ sở vật chất, xã đã xây dựng phương án mở rộng hoặc cải tạo phòng làm việc theo tiêu chuẩn, tối ưu lại cách bố trí không gian, sắp xếp lại luồng di chuyển một chiều, bố trí ghế chờ hợp lý nhằm tránh tình trạng ùn tắc khi lượng người dân đến giao dịch đông. Các trang thiết bị còn thiếu như máy in màu, máy bấm số, màn hình hiển thị sẽ được bổ sung sau khi việc cải tạo phòng làm việc hoàn thành.

Công tác quản lý, điều hành tiếp tục được siết chặt thông qua việc tổ chức họp giao ban hằng tuần giữa lãnh đạo xã, bộ phận chuyên môn và Bộ phận Một cửa để kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc ngay trong tuần. Trách nhiệm cá nhân trong từng khâu xử lý hồ sơ được tăng cường kiểm tra, giám sát, đặc biệt đối với các trường hợp hồ sơ trễ hạn. Song song với đó, xã chủ động phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ để được hỗ trợ kỹ thuật, nâng cấp hệ thống, tổ chức tập huấn lại cho cán bộ nhằm giảm thiểu lỗi trong quá trình sử dụng phần mềm.

Bên cạnh đó, công tác kiểm tra nội bộ được tăng cường thường xuyên đối với từng hồ sơ phát sinh, có sổ theo dõi riêng đối với các trường hợp yêu cầu bổ sung giấy tờ ngoài quy định. Trách nhiệm của người đứng đầu được đề cao, gắn với kết quả giải quyết hồ sơ, coi đây là tiêu chí quan trọng trong đánh giá chất lượng thực thi công vụ.

Trong thời gian tới, UBND xã Nga An kiến nghị Sở Khoa học và Công nghệ tiếp tục quan tâm nâng cấp phần mềm Một cửa nhằm hạn chế lỗi hệ thống, đảm bảo tính thông suốt trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính. Đồng thời đề nghị tổ chức thêm các lớp tập huấn về kỹ năng giao tiếp, kỹ năng sử dụng các phần mềm mới cho đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Trung tâm. Với những giải pháp đồng bộ đang được triển khai, Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã Nga An được kỳ vọng sẽ ngày càng hoạt động ổn định, hiệu quả hơn, đáp ứng tốt yêu cầu cải cách hành chính và phục vụ người dân trong giai đoạn mới.

Nguyễn Sơn – Trung tâm Cung ứng DVC